Sliter din økonomiavdeling med manuelle matching prosesser? I dette innlegget ser vi nærmere på hvordan Holio Ordermatch snur opp-ned på arbeidsdagen ved å automatisere koblingen mellom faktura og PO.
Mange bedrifter opplever at fakturahåndtering er en tidstyv. Enten mangler det et ordrenummer, eller så stemmer ikke linjene overens med det som ble bestilt. Med Holio Ordermatch flyttes fokuset fra manuell tasting til smart kontroll.
Slutt på leteaksjoner etter innkjøpsordrer
I Holio Ordermatch har du full oversikt over registrerte innkjøpsordre og innkommende fakturaer. Systemet støtter både automatisk og manuell matching.
Med funksjonen "Find PO" kan du enkelt søke opp riktig ordre til din faktura, og gir deg en visuell indikasjon på match-prosent for både totalsum og spesifikke ordrelinjer. Du kan raskt forhåndsvise ordren for å sikre at alt stemmer før du kobler dem sammen med ett klikk.
Fullfør prosessen
Når faktura og innkjøpsordre er matchet, enten manuelt eller automatisk, trykker du på “Verify” under fanen “Ready to match”.
Her kan du justere og oppdatere priser, varemotta, endre antall eller bare godkjenne matchingen.
Opprett innkjøpsordre direkte fra fakturaen
Hva gjør du når du mottar en faktura, men det ikke finnes en eksisterende innkjøpsordre i systemet? Tidligere måtte dette gjøres manuelt i ERP-systemet – nå gjør du det direkte i Holio Ordermatch.
Ved å velge in faktura og klikke på "Create PO" skanner systemet fakturadataene (fra PDF eller XML) og fyller automatisk ut:
- Leverandørdetaljer og fakturanummer.
- Ordrelinjer med antall og pris.
- Fraktkostnader og kostpris-påslag.
Systemet gir deg også muligheten til å legge til linjer manuelt og gjøre eventuelle justeringer.
Dette sikrer at dataene som sendes videre til Business NXT er 100% korrekte.
Automatisk produktopprettelse
En av de største flaskehalsene i varemottak er når leverandøren sender varer som ennå ikke er opprettet i ditt produktkartotek. Holio Ordermatch varsler deg umiddelbart dersom et produkt mangler, og gir deg også muligheten til å opprette linjer manuelt.
I stedet for å gå ut av arbeidsflyten, kan du opprette det manglende produktet direkte i popup-vinduet. Fyll inn beskrivelse, priser og rabatter, så oppdateres produktkartoteket i Business NXT i sanntid.
Sømløs integrasjon med Business NXT
Når du trykker på "Fullfør", skjer magien i bakgrunnen. Holio Ordermatch sørger for at:
- Innkjøpsordren opprettes eller oppdateres.
- Varebeholdningen justeres korrekt.
- Regnskapet blir oppdatert uten at du trenger å røre en tast.
Er du klar for å kvitte deg med regnearkene og la teknologien gjøre grovarbeidet?
Automatisering handler ikke bare om å spare tid, men om å eliminere menneskelige feil og få bedre innsikt i bedriftens faktiske kostnader.
.png)
